Gällande fr.o.m. 2023-10-26 Inledning och syfte Placing Corporate Finance Sverige AB (”Bolaget”) prioriterar skyddet av individuell integritet. Bolaget implementerar tekniska, fysiska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att garantera integritet och tillgänglighet av de personuppgifter och annan information som behandlas. I egenskap av personuppgiftsansvarig strävar Bolaget efter att säkerställa att dess tjänster och interna processer uppfyller de krav som ställs vid behandling av personuppgifter. Denna policy klargör vilka personuppgifter Bolaget behandlar, samt de rättsliga grunderna för denna behandling. Vidare beskrivs källorna för insamling av personuppgifter, med vilka dessa delas och hur länge de lagras och informationen om hur man kan få tillgång till sina personuppgifter, framföra synpunkter eller ställa frågor till Bolaget. Policyn kompletteras av Bolagets Personuppgiftspolicy och Riktlinje för hantering av personuppgifter. Policyn har fastställts av styrelsen. Revidering ska ske årligen eller oftare vid behov. Kategorier av personuppgifter Personuppgifter som behandlas av Bolaget är indelade i följande kategorier, med exempel specificerade inom parentes: – Grundläggande identifieringsuppgifter (såsom namn, personnummer, kontaktuppgifter, uppgifter om identitetsdokument, exempelvis kopia av pass, ID-kort), – Uppgifter som gör det möjligt att utföra undersökningar, bedömning och klassificering avseende penningtvätt och förebyggande av finansiering av terrorism. Uppgifter som gör det möjligt att säkerställa att internationella sanktioner följs, inklusive syftet med affärsrelationen och om kunden eller investeraren är en person i politiskt utsatt ställning eller har någon koppling till en sådan person, – Avtalsrelaterad information (såsom kontonummer och fullmakter), – Finansiella transaktioner (såsom överföringar och värdepappersaffärer), – Kommunikation (inklusive fysisk och elektronisk kommunikation), – Övriga uppgifter relaterade till de tjänster som Bolaget tillhandahåller (såsom fullgörande av avtal, genomföra transaktioner, förfrågningar och klagomål). Det som anges nedan gäller även, i förekommande fall, för ombud, god man eller förvaltare. Ändamål och rättslig grund för behandling Personuppgifter används primärt för att uppfylla rättsliga förpliktelser som ålägger Bolaget som värdepappersinstitut, samt för att fullgöra avtal som Bolaget har eller avser att ingå. Nedan följer en beskrivning av de ändamål som Bolaget har vid behandling av personuppgifter, samt den rättsliga grunden för varje ändamål. Rättslig förpliktelse Bolaget är skyldigt att följa värdepappersrättslig och annan för verksamheten relevant lagstiftning och myndighetsbestämmelser. Inom detta ramverk behandlas personuppgifter för att exempelvis: – Genomföra penningtvättskontroller, – Dokumentera och arkivera personuppgifter kopplade till värdepapperstransaktioner, – Genomföra kundgodkännanden och etablera avtalsförhållanden, – Dokumentera tjänster och transaktioner som faller inom Bolagets tillstånd att verka som värdepappersinstitut, – Rapportera till behöriga myndigheter såsom Skatteverket och Finansinspektionen. Fullgörande av avtal Bolaget samlar in, behandlar och lagrar personuppgifter för att kunna förbereda, tillhandahålla och administrera Bolagets tjänster. Inom ramen för fullgörandet av avtalsförpliktelser kan telefonsamtal med Bolaget också komma att spelas in, i den mån det avser samtal som leder eller kan leda till att transaktioner genomförs. Denna behandling baseras även på rättslig förpliktelse. Berättigat intresse Bolaget erbjuder finansiella tjänster med målsättningen att etablera långsiktiga och gynnsamma relationer med sina kunder. Därför behandlas personuppgifter för följande ändamål: – Genomföra marknadsaktiviteter där relevanta tjänster identifieras och föreslås. Det är alltid möjligt att avregistrera sig för nyhetsutskick och erbjudanden. Samtycke Behandling av personuppgifter baseras på samtycke vid besök på Bolagets webbplats. I detta sammanhang placeras en cookie med ett unikt ID i webbläsaren för webbanalys. Samtycke ges vid acceptans av användandet av cookies vid första besöket på webbplatsen. Det noteras att samtycke kan återkallas när som helst. Källor för insamling av personuppgifter Personuppgifter samlas in direkt från individen, exempelvis vid etablering av kundrelation eller vid användning av Bolagets tjänster. Uppgifter kan även inhämtas från offentliga och andra register, som exempelvis Bisnode. Delning av personuppgifter Bolaget får enligt lag inte lämna ut information om individer om det inte föreligger tydligt rättsligt stöd för detta, exempelvis i samband med uppfyllande av avtalsvillkor eller för legalt syfte som kräver eller tillåter det, som exempelvis rapportering till myndigheter. För att kunna uppfylla avtalsvillkor och andra åtaganden kan information komma att delas internt inom Bolaget och i vissa fall även med externa företag som tillhandahåller avtalade tjänster till Bolaget och dess kunder. Det kan exempelvis vara finansiella infrastrukturparter, leverantörer, aktörer som agerar på kunders uppdrag eller andra parter i kundavtalet. Situationer när personuppgifter delas utanför organisationen inkluderar: – Till godkända kreditupplysningsföretag vid kreditupplysning, – Till andra banker och/eller fondkommissionärer vid överföring av likvid eller värdepapper på uppdrag av kunden, – Till olika myndigheter i syfte att uppfylla lagar och andra bestämmelser, exempelvis kring skatter och penningtvätt eller finansiering av terrorism. Överföringar till tredjeland Behandling av personuppgifter utförs inom ramen för Europeiska unionen och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EU/EES). Ingen överföring av personuppgifter sker till länder utanför nämnda jurisdiktioner. I exceptionella fall kan dock personuppgifter komma att överföras till och behandlas i länder utanför EU/EES (så kallade tredjeland). Före sådan överföring säkerställer Bolaget att adekvata skyddsåtgärder har implementerats och att överföringen sker i enlighet med standardavtalsklausuler godkända av Europeiska kommissionen. Lagringsperiod Personuppgifter behandlas endast under den tidsperiod som är absolut nödvändig för att uppfylla de ändamål för vilka de samlats in. I det fall där personuppgifter behandlas på grund av ett avtalsförhållande, kommer dessa att lagras under avtalsförhållandets varaktighet och därefter i en period om högst tio år. Det bör noteras att andra lagringsperioder kan vara tillämpliga när personuppgifter lagras för ändamål som inte är relaterade till ett avtalsförhållande. I sådana fall kommer lagringsperioden att bestämmas i enlighet med relevanta lagar och förordningar eller myndighetsbeslut, inklusive men inte begränsat till, bestämmelser avseende bokföring eller åtgärder för att motverka penningtvätt. Rättigheter avseende personuppgifter Individer vars personuppgifter behandlas av Bolaget har följande rättigheter: – Rätt till tillgång till behandlade personuppgifter, vilka lämnas i form av en kopia (genom registerutdrag). Begäran om registerutdrag är vanligtvis avgiftsfri. – Rätt att begära rättelse eller komplettering av felaktiga eller ofullständiga personuppgifter. – Rätt att, under vissa förutsättningar, begära begränsning av behandlingen av personuppgifter för specifika ändamål. – Rätt att invända mot behandling av personuppgifter som baseras på en intresseavvägning. – Rätt att, under vissa förutsättningar, begära radering av personuppgifter (“rätten att bli bortglömd”). Bolaget har dock rätt att neka radering om det finns lagstadgade skäl för att behålla uppgifterna. – Rätt att när som helst avregistrera sig från direktmarknadsföring från Bolaget. – Rätt till dataportabilitet, det vill säga rätt att under vissa förutsättningar få personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format överförda till en annan personuppgiftsansvarig. Normalt sett är utnyttjande av ovanstående rättigheter kostnadsfritt. Bolaget kommer att besvara begäran utan onödigt dröjsmål, och vanligtvis inom en (1) månad från det att begäran mottagits. Om begäran är orimlig eller ogrundad förbehåller sig Bolaget rätten att antingen ta ut en rimlig avgift eller att avstå från att tillmötesgå begäran. Ytterligare information kan komma att efterfrågas för att bekräfta identiteten hos den som framställer begäran. Kontaktuppgifter Vid frågor eller synpunkter angående behandling av personuppgifter är det möjligt att kontakta Bolaget via vw@placing.se eller via post till följande adress: Placing Corporate Finance Sverige AB Frans Suellsgatan 2 211 22 Malmö Det finns även möjlighet att framföra eventuella klagomål till Bolagets klagomålsansvarig eller till Integritetsskyddsmyndigheten. Ändringar i integritetspolicyn Bolaget förbehåller sig rätten att göra ändringar i denna integritetspolicy. Den senaste versionen av policyn kommer att vara tillgänglig på Bolagets hemsida.